Berkembangnya teknologi telekomunikasi via jaringan seluler maupun internet telah mengubah perilaku konsumen. Siap atau tidak siap, para produsen harus menghadapi tantangan baru.
Beberapa saat setelah posting tulisan yang pertama, muncul berita mengenai kasus Prita di beberapa media. Kasus Prita menunjukkan bahwa masih banyak perusahaan yang menyepelekan dan bertindak salah dalam menangani keluhan pelanggan via media online.
KESALAHAN PERUSAHAAN DALAM MENANGGAPI KELUHAN PELANGGAN VIA MEDIA ONLINE:
1. MEMBIARKAN KELUHAN PELANGGAN.
Menyepelekan keluhan pelanggan pernah dilakukan merek oli Top 1. Menurut Derrick Surya, brand manager oli Top 1, dalam seminar “Sharpening Your Online PR Strategy”, pada tahun 2003 pernah ada email yang menjelek2kan merek oli Top 1. Manajemen oli Top 1 “membiarkan” hal itu tanpa melakukan aktifitas untuk membendungnya. Akibatnya adalah email tersebut secara berantai menyebar kemana2 dan masuk ke milis penting2 seperti; Indonesia Corolla Club, Corolla-DX, Toyota-Corona, Toyota-Kijang, IDMOC (Indonesian Mitsubishi Owners Club), Mazda Club, Jakarta Peugeot Club, Honda Tiger Mailing List, dan Yamaha RX Mania, serta sampai juga pada bengkel mobil & sepeda motor. Masih menurut brand manager-nya, oli Top 1 “membersihkan” isu yang beredar dengan mulai menggarap forum diskusi, menyediakan pojok konsultasi, memasang iklan di situs-situs berita, hingga menggelar kegiatan kampanye. Bahkan di situs YouTube, misalnya, mereka memasang video yang menayangkan mobil-mobil mewah sekelas Honda CRV yang aman memakai oli Top 1. Demi perjuangan itu mereka juga merogoh kocek lebih dalam, dengan bujet investasi untuk online naik 260 persen pada 2008 dibanding tahun sebelumnya.
Tentu saja lebih banyak bujet yang harus dikeluarkan karena “membiarkan keluhan pelanggan” dibandingkan jika mereka memperhatikan keluhan konsumennya begitu keluhan tersebut muncul.
2. KONSUMEN YANG MENGELUH = MUSUH.
Kasus Prita merupakan contoh aktual dari perusahaan yang menganggap konsumen yang mengeluh adalah musuh. Prita adalah eks pasien RS Omni International yang menuliskan keluhannya di email mengenai layanan buruk RS Omni International dan mengirimkan email tsb kepada teman2nya. RS Omni International menanggapinya dengan menuntut Prita dengan tuduhan pencemaran nama baik. Sungguh suatu penanganan keluhan yang bodoh. Lihat yg terjadi, RS Omni International mendapat kesan buruk yg terpublikasi di banyak media. Begitu banyak kerugian yang akan dialami oleh RS Omni International dimasa mendatang.
Pada dasarnya konsumen yg mengeluh itu ada 2, mereka yang diam dan mereka yang menyampaikan keluhannya. Konsumen yang menyampaikan keluhannya adalah konsumen terbaik (high level loyalty behavior) , karena mereka menyampaikan keluhannya supaya pemberi layanan bisa berbenah diri dengan memperbaiki layanannya. Sebagai konsumen terbaik, maka sudah seharusnya pemberi layanan memperlakukan mereka dengan baik pula, bukan malah menganggap mereka sebagai musuh.
Memang ada kemungkinan keluhan yg disampaikan adl bentuk persaingan tidak sehat dari perusahaan kompetitor. Meski ada kemungkinan seperti itu, namun tetap perlu menanggapinya dengan baik, tanggapi keluhannya dengan elegan karena yakinlah bahwa konsumen mampu menilai & memilah informasi dengan baik. Tetap, pencegahan terbaik adalah dengan menyediakan layanan yg selalu prima.
3. NO ACTION, TALK ONLY.
Salah satu keluhan yang ada dalam riset kecil2an pada tulisan sebelumnya,
“Saya adl pelanggan operator telepon XXXX, beberapa kali saya terima sms yg isinya penawaran program sms premium dengan cara mengetik REG spasi . . . dan dikirimkan ke nomer tertentu. Saya selalu abaikan sms tsb. Setelah itu saya curiga karena pulsa saya cepat habis dan ketika saya check, pulsa saya selalu berkurang setelah terima sms tsb. Tak tanggung2, setiap terima sms, pulsa saya berkurang 1000. Bagaimana XXXX? Apakah dengan cara seperti ini perusahaan anda mencari keuntungan? Mohon tanggapan”.
Tanggapan dari operator telepon adalah,
“Terima kasih atas kesetiaan pelanggan menggunakan produk kami. Kami telah menghubungi pelanggan dan menjelaskan mengenai keluhan yang disampaikan dan kami juga telah menghentikan pengiriman otomatis mengenai program sms premium tsb. Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang dialami pelanggan”.
Setelah beberapa hari, muncul tanggapan dari pelanggan yang mengirim keluhan,
“Sehubungan dengan tulisan saya sebelumnya dan tanggapan dari pihak operator telepon XXXX, saya masih kecewa dengan tanggapan tersebut. Yang masih menjadi pertanyaan adalah mengapa operator telepon seolah2 mencuri pulsa dengan memanfaatkan kelengahan pelanggan? Bayangkan berapa banyak pelanggan yang sudah dicuri pulsanya dan sampai saat ini masih belum sadar bahwa pulsa mereka telah dicuri. Kepada pengguna yang lain, Berhati2lah ! Konsumen harus dilindungi dan seharusnya pemerintah menindak perilaku semacam ini”.
Terlepas dari program yang tidak etis tsb, maka hal yang dapat kita petik adalah, LAKUKAN PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN SECARA TUNTAS DAN JANGAN HANYA SEKEDAR MEMBERI PENJELASAN SAJA !
Dilema yang dihadapi oleh bagian customer services adalah besarnya bujet yg harus dikeluarkan untuk menangani keluhan pelanggan. Bila bujet terlalu besar maka memberatkan operasional perusahaan, tapi bila bujet kecil yg terjadi adalah penanganan keluhan pelanggan jadi terbatas. Oleh karena itu yg perlu dilakukan adalah memilah2 keluhan dari pelanggan. Seringkali pelanggan tidak secara eksplisit menyatakan apa yg diinginkan ketika menyampaikan keluhannya, maka menjadi tugas customer services untuk memahaminya.
Respon terhadap keluhan pelanggan di media online tidak hanya dilakukan untuk menetralisir publisitas saja, sekedar menjawab keluhan tanpa menyelesaikan masalah yg sebenarnya tidak akan banyak membantu. Pada contoh diatas, sebenarnya yg diinginkan pelanggan adalah menghapuskan program tsb dan program2 semacamnya serta mengembalikan pulsa2 yg terlanjur dipotong setiap kali menerima sms premium. Yang seharusnya dilakukan adalah menghapuskan program tsb dan program2 semacamnya (karena pada dasarnya program tsb curang dan jelas2 merugikan konsumen) atau dengan cara memperbaiki sistem yg ada, yaitu dengan memberlakukan program tsb bagi konsumen yg benar2 mengirim balik sms dengan mengetik REG spasi . . . Yang kedua adalah mengembalikan pulsa pelanggan tsb yg terlanjur dipotong. Dan yg ketiga adl mengganti kerugian yg dialami oleh pelanggan (kekesalan, biaya utk online, biaya telpon, dll), caranya bisa dengan memberikan gift atau dalam bentuk lainnya.
Yakinlah bahwa biaya2 tsb tidak sebanding dengan kerugian apabila konsumen tsb berpindah merek dan kerugian karena calon konsumen yg tidak jadi atau menolak menggunakan produk anda.
4. TIDAK MENYEDIAKAN AKSES KOMUNIKASI.
Salah satu alasan mengapa konsumen menyampaikan keluhannya di media online adalah karena mereka tidak menemukan sarana untuk berkomunikasi langsung dengan pemberi layanan. Dengan memberikan akses komunikasi ke pelanggan, bisa mengurangi keluhan2 yg disampaikan lewat media massa. Akses komunikasi ke pelanggan juga perlu disosialisasikan lewat media massa.
Dalam pemasaran di era web 2.0, dimana keterlibatan konsumen semakin besar, perusahaan harus bisa beradaptasi agar tidak semakin tergilas. Untuk itu perusahaan harus segera memberikan layanan yg paling baik. Ron Kaufman dalam bukunya Up Your Service! menulis bahwa keunggulan kompetitif suatu perusahaan adalah layanan terbaik. Kualitas produk bisa disamai, harga bisa disaingi, jaringan distribusi bisa dikejar, semua hal bisa dijiplak kecuali satu hal, LAYANAN TERBAIK. Itulah satu-satunya hal yang bisa menjaga keunggulan kompetitif suatu perusahaan. Lalu apa saja yang harus dilakukan untuk memberikan layanan terbaik?
Layanan terbaik tidak hanya seputar pada layanan via media online, namun meliputi juga layanan secara keseluruhan.
LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN LAYANAN TERBAIK:
1. VISI.
Menyediakan layanan terbaik bukan hanya pekerjaan bagian customer service saja, bukan pula pekerjaan pimpinan perusahaan saja, tapi harus dilakukan oleh semua komponen perusahaan. Untuk itu diperlukan visi perusahaan untuk mewujudkan layanan terbaik bagi pelanggan. Visi ini adalah suatu bentuk kesadaran dan keinginan semua komponen dalam perusahaan untuk memberikan layanan yang terbaik. Visi perusahaan untuk menyediakan layanan terbaik bukan sekedar tulisan atau retorika dalam rapat, namun harus dilakukan serius dalam setiap langkah2 perusahaan.
2. MENGHAYATI VISI.
Visi untuk menyediakan layanan terbaik tidak serta merta dapat langsung dipahami oleh seluruh komponen perusahaan. Pemahaman visi yg baik akan dapat meningkatkan kualitas pelayanan. Untuk itu diperlukan sosialisasi dan training2 yg memadai. Sosialisasi diberikan kepada seluruh karyawan, bisa berbentuk buku, leaflet, slide di komputer, poster berpigora yg dipasang di kantor, sampai presentasi kepada seluruh karyawan. Training dilakukan dengan bentuk permainan2 simulasi, studi kasus, berolah peran, dlsb, yg semuanya menunjukkan betapa pentingnya peran mereka untuk mewujudkan visi perusahaan.
3. MEMBANGUN SUMBER DAYA.
Yang utama adalah SDM. Untuk mewujudkan visi, maka mulai dari proses rekrutmen karyawan sampai proses pelaksanaan layanan pelanggan harus disesuaikan dengan visi tsb. Sumber daya manusia yg baik perlu dibangun dari awal. Rekrutmen karyawan harus berdasarkan visi memberikan layanan terbaik. Rekrutmen karyawan tidak hanya sekedar mencari karyawan dgn IP tinggi atau syarat2 formal lainnya, tapi harus mencari karyawan yg tertarik dgn visi perusahaan serta mempunyai kemampuan dalam melayani pelanggan. Training untuk operasional teknis (product knowledge, jaringan komputasi, how to handle customer complaint, dll) dan training untuk membentuk karakter karyawan harus dilakukan secara periodik. Sumber daya lain yg dibutuhkan adalah infrastruktur jaringan internet. Persiapkan jaringan komputer online yg reliable.
4. ORIENTASI PADA LAYANAN TERBAIK.
Ciptakan budaya melayani! Komunikasi internal di perusahaan harus selalu berfokus pada pelanggan, dalam rapat yg harus dibahas adl mengenai konsumen dulu setelah itu baru lainnya, penghargaan diberikan kepada karyawan yg memberikan layanan terbaik.
5. KONTROL DAN EVALUASI.
Listen to your customer! Dengarkan suara pelanggan anda. Banyak cara dilakukan untuk ini, bisa dengan mystery shopper, customer interview ataupun customer satisfaction index. Untuk detil masing2 metode ini nantikan dalam posting selanjutnya. Selanjutnya lakukan benchmarking dengan kompetitor anda dan sampaikan hasil2 pengukuran yg telah anda lakukan pada semua karyawan serta lakukan evaluasi.
6. BERIKAN GARANSI.
Kalau ada yang salah dan konsumen mengeluh, maka anda berpeluang meningkatkan loyalitas pelanggan. Kalau cuma memperbaiki kesalahan dan memberikan perhatian ekstra, maka anda memberikan layanan yg baik. Namun bila anda memberikan suatu “perlakuan” yg lebih maka anda memberikan layanan yg terbaik! Misalnya anda membeli sepatu mahal, lalu ada bagian yg rusak, pihak toko atau perusahaan bilang “maaf” dan mengganti sepatu anda, itu layanan yg baik tp bukankah itu sesuatu yg sudah seharusnya dilakukan toko/perusahaan? Namun, bagaimana kalau toko atau perusahaan sekalian memberi kaus kaki yang warnanya cocok dengan sepatunya, bukankah itu sebagai suatu yg mengejutkan sekaligus menggembirakan bagi anda? Apakah anda akan membeli sepatu di toko atau membeli merek itu lagi? Pasti. Harga untuk mendapatkan loyalitas semacam itu hanya dengan sepasang kaus kaki. Tapi ingatlah bahwa meningkatkan loyalitas pelanggan bukan dengan cara membuat kesalahan!
7. KEPEMIMPINAN.
Saat pelanggan benar-benar kecewa, apakah penyelia atau manajer juga datang dan membantu memecahkan masalah? Kalau atasan cuma berkata, “Kita berikan layanan terbaik,” tanpa memberi contoh yg benar kepada bawahannya, semua hal di atas tidak berarti. Seringkali penyelia atau manajer berada di dinding yg sulit ditembus oleh pelanggan, mereka bersembunyi di balik pintu tebal, cenderung menghindari berhadapan langsung dengan pelanggan yg kecewa. Hal ini yg perlu dihindari karena memberi layanan terbaik tidak hanya tugas dari staff-nya saja namun perlu contoh dari manajemen atasnya. Untuk kasus2 keluhan yg sulit diselesaikan oleh staff (karena kewenangan terbatas atau hal lainnya) maka diperlukan bantuan dari atasan utk menyelesaikan permasalahan tsb.
Bila semua sudah anda lakukan, anda tidak perlu lagi takut kehilangan pelanggan. Ingatlah bahwa bisnis anda ada karena adanya kebutuhan dan keinginan pelanggan, jadi puaskan mereka dan bisnis anda akan bertahan lama.
Lanjutan......